Projektdefinition
Viele Naturwissenschaftler und Ingenieure, die zum ersten Mal an einem Projekt mitwirken, erkennen nicht den Wert einer sorgfältigen Projektdefinition. Dabei wird oft übersehen, dass die eigenen Vorstellungen nicht unbedingt mit denen des Auftraggebers übereinstimmen, was spätestens bei der Abnahme in einer Katastrophe endet.
Arbeitspakete
Je umfangreicher ein Projekt ist, umso wichtiger ist seine präzise Planung. Der erste Schritt der Planungsphase besteht meistens darin, alle für das Projekt erforderlichen Tätigkeiten zu erfassen. Hierzu kann eine zeitlich noch ungeordnete Aktivitätenliste erstellt werden. Die Aktivitäten werden anschließend in Arbeitspaketen gebündelt. Das Arbeitspaket (AP) ist die kleinste Planungseinheit in einem Projekt. Auftrag, Beginn und Ende eines Arbeitspakets müssen eindeutig definiert sein. Zusammengehörige Arbeitspakete werden zu Gruppen zusammengefasst und in einem Projektstrukturplan (PSP) in Form einer Baumstruktur dargestellt.
Projektstrukturplan
Jedes AP erhält eine Nummer, wobei die Nummerierung die Hierarchie im PSP widerspiegelt. Die Gruppierung des PSP kann objekt- oder funktionsorientiert sein, oft werden aber auch Mischformen verwendet. Zu jedem Arbeitspaket wird eine Arbeitspaketbeschreibung erstellt, in der auch die benötigten Ressourcen und Schnittstellen zu anderen Arbeitspaketen festgelegt sind. Die Arbeitspakete müssen in eine zeitliche Reihenfolge gebracht werden. Hierzu werden für jedes Arbeitspaket dessen unmittelbare Vorgänger bestimmt. Zusammen mit dem ermittelten Zeitaufwand ergibt sich aus der Reihenfolge der Arbeitspakete ein Terminplan, der meistens grafisch als Balkendiagramm (Gantt-Diagramm) dargestellt wird.
Netzplan
Bei stark miteinander verflochtenen Arbeitspaketen macht es Sinn, einen Netzplan – z.B. ein PERT-Diagramm – zu erstellen. Der Weg innerhalb des Netzplans, bei dem die zeitlichen Spielräume am geringsten sind, wird als kritischer Pfad bezeichnet. Den hiermit verbundenen Arbeitspaketen muss besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden, da dort eine Verzögerung automatisch eine Verzögerung des gesamten Projekts bedeutet.
Meilensteine
Bei größeren Projekten empfiehlt sich die Definition von Meilensteinen, die den Projektfortschritt dokumentieren. Ein Meilenstein muss anhand eines überprüfbaren Ereignisses festzumachen sein, z. B. „Erfolgreiche Erprobung von Teilsystem A“.
Ressourcen- und Kostenplan
Weiterhin müssen die im Projekt benötigten Ressourcen geplant werden. Diese gehen aus den Arbeitspaketbeschreibungen hervor. Hierzu wird ein Ressourcenplan erstellt. Die Projektkosten werden anhand der geschätzten Arbeitszeit und der Ressourcen in einem Kostenplan ermittelt. Die hier vorgestellten Instrumente werden in der folgenden Realisierungsphase eingesetzt, um Abweichungen frühzeitig erkennen zu können. Wenn möglich sollte die Planung daher genügend „Luft“ einkalkulieren, um vereinbarte Termine und Kosten einhalten zu können.
aus: Scheck/Scheck, Wirtschaftliches Grundwissen für Naturwissenschaftler und Ingenieure, ISBN 9783527316717
