Projekte sind einzigartig
Unter einem Projekt versteht man im Unterschied zu den sich immer wiederholenden Geschäftsprozessen ein Vorhaben, das in seiner Art einmalig ist und das einen definierten Anfangs- und Endpunkt besitzt. Dabei kann es sich z. B. um einen Auftrag zum Bau eines Tankers handeln oder um eine innerbetriebliche Reorganisation.

In der Einzigartigkeit eines Projekts verbirgt sich auch seine Unberechenbarkeit. Jedes Projekt birgt das Risiko des Scheiterns in sich. Umso wichtiger ist die richtige Planung und Steuerung eines Projekts, das Projektmanagement.

Dreieck der Projektplanung
Jedes Projekt befindet sich in einem Dilemma aus Zeit, Kosten und Qualität, d. h. das Projekt soll innerhalb einer bestimmten Zeit abgeschlossen sein, es steht nur ein bestimmtes Budget zur Verfügung und das Resultat soll festgelegten Qualitätsansprüchen genügen. Im Prinzip ist es möglich, zwei Kriterien auf Kosten des Dritten zu erfüllen, z. B. die Fertigstellung innerhalb einer bestimmten Zeit und eines gegebenen Kostenrahmens auf Kosten der Qualität oder die Einhaltung von Terminen und Qualitätsanforderungen durch Überziehen des Budgets.

Projektphasen

Projekte werden gewöhnlich in Phasen unterteilt. Im Allgemeinen lassen sich bei technischen Projekten vier Phasen unterscheiden:

(1) Definitionsphase
Vor allem bei Problemen, die nicht nur die Technik, sondern auch die Organisation eines Unternehmens betreffen, wird zunächst eine Ist-Analyse durchgeführt. Anschließend wird der Ist-Zustand einer Stärken-Schwächen-Analyse unterzogen. Hieraus kann ein künftiger Sollzustand mit entsprechenden Zielen und Anforderungen abgeleitet werden. Die Ziele und Anforderungen an das Projekt werden vom Auftraggeber genau definiert und in einem Lastenheft schriftlich fixiert. Der Auftragnehmer erweitert das Lastenheft zu einem Pflichtenheft, indem er die von ihm entwickelte Lösung genau beschreibt. Das Pflichtenheft ist in der Regel Bestandteil des Angebots und damit Basis für den Projektauftrag. Während das Lastenheft das „Was“ beschreibt, beantwortet das Pflichtenheft das „Wie“.

(2) Planungsphase
Anhand der im Pflichtenheft beschriebenen Lösung werden die Projektressourcen geplant. Hier wird der erforderliche Personal- und Materialeinsatz erkennbar und der Zeitraum und die Kosten für das Projekt können abgeschätzt werden. In dieser Phase werden wichtige Instrumente für das Projektmanagement ausgearbeitet. (siehe Projektmanagement Teil 2)

(3) Realisierungsphase
Nach Auftragserteilung kann mit der Realisierung des Projekts begonnen werden. Die in der Planungsphase ausgearbeiteten Instrumente des Projektmanagements werden hier zur Projektkontrolle in Form von Soll-Ist-Vergleichen verwendet.  Häufig werden so genannte Meilensteine definiert, die das Erreichen eines bestimmten Projektergebnisses signalisieren.

(4) Abschlussphase
Zum Abschluss muss das Projektergebnis vom Auftraggeber abgenommen werden. Außerdem wird evaluiert, inwieweit die Prognosen der Projektplanung korrekt waren. Die Ergebnisse der Evaluation sollten in künftige Projekte einfließen. Zuletzt wird das Projekt aufgelöst, d.h. Mitarbeiter und andere nicht mehr vom Projekt benötigte Ressourcen werden für andere Zwecke freigestellt.

aus: Scheck/Scheck, Wirtschaftliches Grundwissen für Naturwissenschaftler und Ingenieure, ISBN 9783527316717