Wie geht Projektmanagement? Ein Gespräch

Nicolai Andler ging als Wirtschaftsingenieur der Richtung Technische Chemie nach dem Studium direkt in die Beratung, wo ihn die vielfältigen Projekte reizten. 2003 gründete er seine Firma Ignite Consulting. Zudem ist er Autor und Gastdozent an verschiedenen Hochschulen sowie Trainer. Für uns hat er die grundlegenden Fragen rund um “Projektmanagement” beantwortet.

Herr Andler, wie sind Sie zum Projektmanagement gekommen?

Ich bin Wirtschaftsingenieur Richtung Technische Chemie von der TU Berlin, der (leider) nie in der Chemie gearbeitet hat, sondern sofort in die Beratung gegangen ist. Die vielfältigen und abwechslungsreichen Projekte in der Beratung haben mich einfach mehr gereizt. Seit meinem Einstieg in die Beratung im Jahr 1999 habe ich mich in verschiedene Richtung weiterentwickelt. Meine eigene Firma Ignite Consulting habe ich im Jahr 2003 gegründet, drei Coaching-Ausbildungen absolviert, seit 2006 bin ich Autor, seit 2009 Gastdozent an verschiedenen Hochschulen und seit 2010 Trainer.

Was ist Projektmanagement eigentlich?

Die ISO-Norm ISO 21500 beschreibt die Begriffe, Grundlagen, Prozesse und Prozessmodelle im Projektmanagement. Als Projektmanagement (PM) wird das Initiieren, Planen, Steuern, Kontrollieren und Abschließen von Projekten bezeichnet. Damit sind die wiederkehrenden Mikrophasen eines Projektes beschrieben. Die Makrophasen eines Projektes sind die eigentlichen Phasenabschnitte eines Projektes selbst: zum Beispiel Vorstudie, Analyse, Design, Prototype Entwicklung, Test, Implementierung. Jede Industrie hat ihre eigenen typischen Bezeichnungen für die Makro-Projektphasen.

Ich würde Projektmanagement als alle Aktivitäten beschreiben, um ein gemeinsames Ziel innerhalb eines gesteckten Zeitrahmen mit den dafür notwendigen Ressourcen inkl. Personen mit der definierten Qualität einmalig zu liefern. Ein Projekt hat – im Gegensatz zum operativen Tagesgeschäft – einen klaren Start und ein geplantes Ende und ein Ziel. Nach dem Erreichen des Ziels ist das Projekt beendet und die Projektorganisation wird aufgelöst.

Es geht also um das einmalige Erreichen wie etwa den Bau einer Brücke. Manche Unternehmen sind als eine reine Projektorganisation aufgestellt wie z.B. eine Forschungs-und-Entwicklungs-Firma. Sobald beispielsweise eine neue Batteriezelle entwickelt wurde, ist der Auftrag erfüllt und das Projekt vorbei. In diesem Fall kann das dann schon mal einige Jahre dauern. Hier verschwimmen die Grenzen von traditionellem operativen – repetitivem – Tagesgeschäft und Projektarbeit.

Wie unterscheidet sich Projektmanagement von Produktmanagement?

Produktmanagement ist das am Lebenszyklus eines Produktes orientierte Managen des Produktes: Das beginnt mit Forschung und Entwicklung, was oft als Projekt erbracht wird. Die Produkteinführung im Markt ist der nächste Schritt. Damit verbunden sind Marketing und Vertrieb. Das Ganze ist also ähnlich wie der Lebenszyklus einer Firma, nur auf einer kleineren Skala. Im Modell des Produktlebenszyklus (siehe Skizze) hat jede Phase andere Bedürfnisse und Prioritäten, die es zu managen gilt. Die Überlappung zwischen Projektmanagement und Produktmanagement besteht also darin, dass Projektmanagement der „Liefermechanismus“ in bestimmten Phasen des Produktmanagements sein kann, zum Beispiel in der Einführungs- oder Wachstums-Phase.

Was müssen Projektmanager*innen können?

Vor vielen Jahren war Projektmanagement eine Fähigkeit, die man nebenher „on the job“ gelernt hat. Heute hat sich Projektmanagement professionalisiert und hat sich als eigene Querschnittsdisziplin etabliert. Projektmanager benötigen neben den Kenntnissen des Projektmanagements zwischenmenschliche (emotionale Intelligenz) und gute Kommunikationsfähigkeiten (Konfliktmanagement) und Erwartungsmanagement (Stakeholder-Management). Spezifisches Produkt- und Firmenwissen ist ebenso unumgänglich. Und natürlich muss ein Projektmanager die harten „deliverables“ des Projektes im „Bermuda-Dreieck“ Zeit, Qualität und Kosten liefern können.

In welchen Bereichen wird Projektmanagement benötigt?

Wie bereits erwähnt, immer wenn etwas Neues in einem Projektkontext geliefert werden muss, also kein operatives Tagesgeschäft; außer das Tagesgeschäft besteht ausschließlich aus Projekten wie etwas beim Anlagenbau von Kraftwerken.

In den meisten Organisationen hat sich neben dem operativen Tagesgeschäft eine Parallelorganisation (die Projektorganisation) entwickelt, die mehrheitlich für die Einführung von Verbesserungen und neuen Produkten, Technologien und generell „allem Neuen” verantwortlich ist. Früher hat die Linie – „operations“ – diese Verantwortung eigenständig umgesetzt. Die Projektorganisation hat diese Fähigkeit und Verantwortung größtenteils übernommen. Deswegen ist das Projektmanagement eines Unternehmens ein strategischer Erfolgsfaktor geworden.

Sie haben selbst ein Buch zu Projektmanagement geschrieben. Wie hilft Ihr Buch Projektmanagern?

Das Buch hilft weniger, wenn das Projekt bereits fortgeschritten ist und operativ vieles bereits aus dem Ruder gelaufen ist. Dann braucht es eher Krisenmanagement.

Das Buch hilft primär dabei, Probleme proaktiv durch gutes Aufsetzen, Strukturieren und Planen der Projekte zu vermeiden. Damit ist nicht die Planung der Aufgaben und Tätigkeiten mit der Zuordnung von Ressourcen und Aufwandsschätzung gemeint, sondern Klärung der Probleme, Scope, Stakeholder, Kontext und Erwartungen, usw.

Das Buch bietet konkrete Arbeitsanleitungen und Checklisten und hilft somit, unnötige Fehler zu vermeiden und damit die Qualität zu sichern… damit die Projektmanager ruhig(er) schlafen können.

Wie sieht ein typischer Arbeitstag bei Ihnen aus?

Da ich verschiedene Rollen und Tätigkeiten ausübe – vom Business Analyst, Workshop Moderator, Trainer, Berater, Autor, Coach – sieht mein Tag je nach Rolle und Aufgabe unterschiedlich aus. Der gemeinsame Nenner ist wohl die strukturierte Herangehensweise an meine Aufgabe und Projekte. Ich nehme immer noch gerne mein Buch zur Hand und schaue mir die Übersichtsseiten zu den 150 Tools an. Das hilft mir, mich an die ein oder andere Technik zu erinnern, um damit smarter zu arbeiten.

Mehr dazu: Andler,
Tools für Projektmanagement, Workshops und Consulting,
Publicis, 6. Auflage, 2015, ISBN 978-3-89578-453-8